Ochrana osobních údajů

1. Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů zpracovávaných za účelem vyřizování zákaznických poptávek prostřednictvím webových stránek biodom.cz je:

Společnost engee ekobalance s.r.o. je hlavním a výhradním partnerem a dovozcem značky BIODOM pro Českou republiku. Zajišťuje komunikaci se zákazníky, zpracování poptávek, přípravu nabídek a koordinaci realizace zakázek.

2. Výrobce a technický provoz webu

Výrobcem zařízení značky BIODOM je společnost BIODOM 27 d.o.o. se sídlem ve Slovinsku.

Společnost BIODOM 27 d.o.o. zajišťuje technickou správu webových stránek a související infrastruktury.

Osobní údaje odeslané prostřednictvím poptávkového formuláře jsou ukládány také v administračním systému WordPress prostřednictvím funkce Elementor Submissions.

Společnost BIODOM 27 d.o.o. má k těmto údajům přístup pouze v rozsahu potřebném pro technickou správu, zabezpečení a údržbu systému.

V rámci této činnosti zpracovává údaje podle pokynů společnosti engee ekobalance s.r.o. a nevyužívá je pro vlastní obchodní ani marketingové účely.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Při odeslání poptávkového formuláře nebo při následné komunikaci můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a příjmení zákazníka,
• telefonní číslo,
• e-mailovou adresu,
• město, lokalitu nebo PSČ,
• informace o požadovaném způsobu vytápění,
• obsah zprávy a doplňující poznámky,
• informace získané při následné komunikaci,
• údaje o udělených souhlasech, pokud jsou vyžadovány.

Při návštěvě webových stránek mohou být zpracovávány také technické údaje, například IP adresa, informace o zařízení, prohlížeči a používání webu, podle skutečně používaných technologií a nastavení cookies.

4. Účely zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem:

• přijetí a vyřízení zákaznické poptávky,
• telefonické a e-mailové komunikace,
• upřesnění požadavků zákazníka,
• posouzení vhodného řešení vytápění,
• přípravy cenové nabídky,
• organizace konzultace nebo prohlídky objektu,
• koordinace montáže a servisních služeb,
• vyřizování reklamací a záručních požadavků,
• plnění zákonných povinností,
• zasílání marketingových sdělení, pokud je to právně přípustné.

5. Právní základy zpracování

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), zejména na základě:

• Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR: provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka nebo plnění smlouvy.
• Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR: splnění právních povinností.
• Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR: oprávněný zájem na zabezpečení systému, evidenci komunikace a ochraně právních nároků, pokud nepřevažují práva a svobody subjektu údajů.
• Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR: souhlas subjektu údajů, pokud je pro konkrétní zpracování vyžadován.

Souhlas se zasíláním marketingových sdělení není podmínkou pro odeslání běžné poptávky. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, lze jej kdykoliv odvolat.

6. AI obchodní asistent a CRM systém

Pro efektivní zpracování zákaznických poptávek využíváme také technologie automatizace a AI obchodního asistenta.

Údaje uvedené v poptávkovém formuláři mohou být předány do systému Ninjabot, který pomáhá s prvotním kontaktem, upřesněním potřeb zákazníka a kvalifikací poptávky.

AI obchodní asistent může zákazníka kontaktovat za účelem vyřízení jeho konkrétní poptávky.

Informace o zákazníkovi a průběhu komunikace mohou být následně evidovány v systému Raynet CRM, který slouží ke správě obchodních případů a navazující komunikace.

AI asistent slouží jako podpora obchodního procesu. Konečné obchodní podmínky a realizaci zakázky řeší odpovědní pracovníci společnosti engee ekobalance nebo její pověření partneři.

7. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny následujícím subjektům:

• engee ekobalance s.r.o. – vyřizování poptávek, nabídky, obchodní komunikace a koordinace realizace.
• BIODOM 27 d.o.o. – technická správa webových stránek a uložených formulářových dat.
• Poskytovatelé řešení Ninjabot – automatizace a kvalifikace poptávek.
• Poskytovatel systému Raynet CRM – evidence zákaznických požadavků a správa obchodních případů.
• Poskytovatelé hostingu a IT služeb – technický provoz a zabezpečení systémů.
• Prověření montážní a servisní partneři – pokud je jejich zapojení potřebné pro přípravu nabídky, instalaci nebo servis.
• Výrobce BIODOM 27 d.o.o. – také při řešení konkrétních technických nebo záručních případů, pokud je jeho součinnost nezbytná.

Osobní údaje nejsou předávány instalačním partnerům automaticky. Předání probíhá podle potřeb konkrétního zákaznického případu.

Při využívání externích služeb mohou být do zpracování zapojeni také jejich smluvní poskytovatelé. Případné předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor musí splňovat podmínky GDPR.

8. Jak dlouho údaje uchováváme?

Osobní údaje získané prostřednictvím poptávkového formuláře uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení poptávky a následné komunikaci se zákazníkem.

Pokud na základě poptávky nedojde k uzavření smlouvy, uchováváme údaje zpravidla po dobu 12 měsíců od poslední komunikace se zákazníkem .

Po uplynutí této doby údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud neexistuje jiný oprávněný důvod pro jejich další uchování.

V případě uzavření smlouvy uchováváme údaje po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu vyžadovanou právními předpisy, zejména v oblasti účetnictví, daní a odpovědnosti za vady.

Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme po dobu trvání příslušného účelu nebo do odvolání souhlasu, pokud neexistuje jiný právní důvod jejich zpracování.

Tyto zásady uchovávání se vztahují také na údaje uložené v systému Elementor Submissions a na údaje předané do navazujících systémů, v rozsahu odpovídajícím jejich účelu zpracování.

9. Práva subjektů údajů

V souladu s GDPR máte za příslušných podmínek následující práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných údajů,
• právo na výmaz osobních údajů,
• právo na omezení zpracování,
• právo vznést námitku proti zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo kdykoliv odvolat udělený souhlas.

Žádosti týkající se zpracování osobních údajů můžete zasílat na e-mailovou adresu: info@engee.cz .

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.gov.cz

10. Cookies a podobné technologie

Webové stránky biodom.cz mohou používat nezbytné cookies a další technologie potřebné pro jejich správné fungování.

Podle nastavení souhlasu mohou být používány také analytické nebo marketingové technologie.

Pokud je pro použití určité technologie vyžadován souhlas, musí být získán před jejím použitím.

Návštěvník musí mít možnost svůj souhlas následně změnit nebo odvolat.

Podrobné informace o konkrétních cookies, jejich poskytovatelích a době platnosti budou uvedeny v samostatných zásadách používání cookies.

11. Zabezpečení osobních údajů

Při zpracování osobních údajů uplatňujeme přiměřená technická a organizační opatření, která odpovídají povaze zpracování a souvisejícím rizikům.

Přístup k osobním údajům mají pouze oprávněné osoby, které jej potřebují pro plnění svých pracovních nebo smluvních povinností.

Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro stanovené účely.

12. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, zejména při změně právních předpisů, používaných technologií nebo způsobu zpracování údajů.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na této stránce.